Хто зацікавлений у проведенні заходів під час війни, і які фактори сприятимуть їх успішності?

Здавалося, що після пандемії COVID-19 та початку масштабної агресії галузь подій повинна була зникнути і не відновитися ще тривалий час. Проте, на щастя, цього не трапилося.

Події в умовах війни не зникли, а трансформувалися відповідно до нових умов, ставлячи перед організаторами ще більші вимоги до професіоналізму. Тепер важливо не лише створити атмосферу, але й забезпечити безпеку учасників. Незважаючи на труднощі, індустрія продовжує розвиватися, адже потреба у спілкуванні, обміні емоціями та отриманні нових вражень залишається актуальною.

Які зміни пережила івент-індустрія за останні чотири роки, чому вона не втратила своєї актуальності та які фактори роблять захід успішним під час воєнного часу, поділилася Вікторія Рязанова, директор групи з обліку в агентстві Talan Communications.

На початку повномасштабної війни івент-індустрія зазнала суттєвих труднощів, практично зупинившись. Це стало серйозним викликом для ринку, який лише починав відновлюватися після пандемії COVID-19. За даними Міжнародної асоціації маркетингових ініціатив (МАМІ), у 2022 році обсяги івент-маркетингу зменшилися на 80% у порівнянні з попереднім роком, досягнувши лише 201 млн грн. Однак всього за кілька місяців події почали повільно відновлюватися, але в нових умовах. Тепер організаторам потрібно враховувати безпекові вимоги, комендантську годину та технічні обмеження, що значно ускладнює їхню роботу.

У 2023-2024 роках офлайн-івенти почали активно повертатися - від невеликих зустрічей до масштабних професійних, галузевих, освітніх, розважальних і корпоративних заходів. За підрахунками Всеукраїнської рекламної коаліції, у 2024 році ринок івент-маркетингу зріс на 25%, тоді як МАМІ оцінює зростання у 30%. Попри різницю в показниках, обидві оцінки підтверджують відновлення галузі та її здатність не лише витримувати кризові потрясіння, а й адаптуватися до нових умов і формувати конкурентні переваги.

На початку повномасштабного вторгнення, протягом перших трьох місяців, ми спостерігали значне зменшення та призупинення фінансування для організації заходів, а також перехід до онлайн-форматів. Однак вже влітку 2022 року ситуація почала змінюватися. Клієнти почали надсилати нові запити, а також активізували раніше заблоковані проєкти. У 2023-2024 роках ринок стабілізувався і почав відновлюватися, разом із збільшенням бюджетів на проведення подій. Основною причиною цього є загальний ріст цін на ринку. В даний час середній кошторис одного й того ж проєкту зріс на 30-35% у порівнянні з періодом до війни.

На сьогоднішній день на ринку переважає гібридний формат заходів. Цей підхід дає змогу залучати більшу кількість учасників не лише з України, але й з інших країн. Все частіше можна спостерігати, як міжнародні спікери беруть участь в офлайн-конференціях. Досвід, накопичений під час пандемії COVID-19, дозволив організаторам краще зрозуміти, як функціонує гібридний формат і які нові можливості він відкриває для індустрії.

У зв'язку з введенням комендантської години, тривалість заходів значно зменшилася. Тепер івенти стартують раніше, оскільки їх потрібно завершити до 22-23 години. Особливою популярністю користуються події в готелях та заміських комплексах, де учасники мають можливість залишитися на ніч і не поспішаючи повертатися додому.

Обмеження суттєво ускладнили процес підготовки. Якщо раніше монтаж відбувався за день до події або навіть у ніч перед нею, а демонтаж - відразу після або на наступний день, то тепер, з огляду на часові рамки, організаторам доводиться враховувати додаткові витрати та ризики.

Урахування енергетичних обмежень при організації заходів стало звичним явищем останніх років, а не новим викликом. Планування таких аспектів, як забезпечення генератора на місці проведення, швидкість відновлення електропостачання, функціонування ліфтів під час відключення, стан і доступність сходів, а також наявність води, є ключовими елементами, які ретельно продумуються і перевіряються. Це робиться для того, щоб забезпечити незмінний комфорт учасників протягом усього заходу.

Акценти на івентах змінилися: для клієнтів у пріоритеті безпека. Один із найчастіших запитів сьогодні - наявність укриття. Клієнт надасть перевагу локації з великим та надійним укриттям, навіть якщо його вартість перевищує запланований бюджет.

У нас був досвід організації івентів або безпосередньо в бомбосховищах, або маючи ще додаткове захисне приміщення на випадок атак. Наприклад, ми проводили форум одразу в укритті, щоб не переривати подію під час тривог. Тоді в паркінг івент-простору було перетворено на повноцінну залу з технікою, декораціями та усім необхідним для комфорту.

Деякі клієнти надають перевагу безпечнішим районам. Наприклад, під час організації тест-драйву для дилерів Lexus у Київській області, особливу увагу звернули на маршрут - його ретельно планували та попередньо перевіряли спільно з лісничим і військовими на предмет наявності мін, оскільки ця місцевість була під окупацією на самому початку вторгнення.

Соціальна складова заходів зазнала змін. Тепер багато подій розпочинаються з хвилини мовчання та висловлення подяки військовим за можливість жити і працювати. Численні компанії під час своїх івентів організовують збори для армії та осіб, постраждалих від війни. Як організатори, ми створюємо умови для підтримки таких ініціатив, проте вибір фонду та організацію збору чи аукціону залишаємо на розсуд клієнтів.

Якщо раніше більшість івентів були спрямовані на просування продуктів, то зараз дедалі більше бюджетів виділяється на корпоративні формати - зустрічі для співробітників, конференції та з'їзди.

Безпека є нашим головним пріоритетом. Спочатку вибираємо регіон із високим рівнем захисту, потім переконуємося, що є доступні укриття. Маркуємо шлях до них яскравими стрілками та під час сигналу тривоги заохочуємо всіх учасників спокійно рухатися в ці місця.

Хвилина мовчання на початку заходу. Події починаються з хвилини мовчання та слів подяки військовим і загиблим, що підкреслює позицію компанії.

Заборона на російську музику. Цей жанр став табу. Він не повинен лунати на заходах, навіть якщо учасники цього просять.

Універсальне планування. Організація охоплює різноманітні сценарії можливого розвитку подій та готові стратегії, щоб як клієнт, так і команда знали, як реагувати в будь-якій ситуації.